С помощью Mercuryo Statements можно превратить сырую выписку банка или биржи в файл, готовый к загрузке в Microsoft Dynamics 365. Правила размечают каждую строку, которую инструмент узнаёт. Вы проверяете те, которые он не узнал. Один клик — и готова книга из 25 колонок в том виде, который ждёт бухгалтерия.
Разметив платёж один раз, вы можете сохранить это решение как правило. С этого момента каждая выписка с таким платежом размечает себя сама — решение, принятое однажды, больше не принимается никогда.
Примечание. Все примеры и скриншоты в этой инструкции — вымышленные демо-данные: выдуманные компании, вендоры и суммы («MoneyTea Ltd», «Nordwind Consulting OÜ», «Bybit»). На ваших экранах будут ваши настоящие данные.
У каждого аккаунта одна из трёх ролей:
| Роль | Что может |
|---|---|
| viewer | Видеть всё и скачивать экспорт. Без изменений. |
| user | Ежедневная работа: загрузка выписок, разметка, создание правил, ведение счетов. Новые правила ждут одобрения администратора. |
| admin | Всё перечисленное, плюс одобрение людей и правил, удаление данных, настройки форматов и бэкапы. Правила администратора действуют сразу. |
Сменить свой пароль можно в меню Account → My Account в правом верхнем углу.
В шапке — карта всего процесса: Reference Data → Bank Accounts → Intercompany → Create New Rule → Rules → New Statement → Review → Export. Нажмите любой шаг, чтобы перейти к нему.
Review и Export остаются приглушёнными, пока вы не откроете выписку. После этого точка рядом с Review горит янтарным, пока строки ждут вашего внимания, и зелёным, когда всё разобрано.
Ежедневная рутина — три шага: загрузить → проверить → выгрузить. Справочники и правила — это обслуживание от случая к случаю, а не каждый день.
В правом верхнем углу: переключатель светлой/тёмной темы, меню Admin Panel (только для администраторов) и меню Account.
В Reference Data живут словари, с которыми сверяется каждая выписка. Каждый список — это файл .xlsx: его загружают один раз и обновляют, когда он меняется в Microsoft Dynamics 365:
Чтобы обновить список, загрузите поверх него свежий файл. Новый файл замещает старое содержимое, а дата рядом со списком показывает, когда его трогали в последний раз. Держите каждый файл в согласованном шаблоне — те же колонки, один лист на юрлицо там, где это указано.
Совет. У вендоров, кастомеров и мерчантов может быть колонка Aliases — альтернативные написания через запятую. Алиасы вендоров и кастомеров совпадают как фрагменты. Названия мерчантов совпадают только целыми словами, поэтому короткое имя не «спрячется» внутри постороннего слова.
Примечание. Если список не обновлялся 3 месяца, под ним появляется янтарный вопрос. Если список всё ещё точен, нажмите Yes, keep it — вопрос затихнет для всей команды ещё на 3 месяца.
У каждого списка в Reference Data есть источник в Microsoft Dynamics 365. Когда там что-то меняется, выгрузите список и загрузите его сюда.
Важно! Не выгружайте через Cash Management → Reports. Отчёты — это печатные формы: они бьются на страницы, обрезают длинные списки и выдают PDF, который этот инструмент не читает. Пользуйтесь кнопкой Open in Excel, как описано ниже.
Microsoft Dynamics 365 показывает одну компанию за раз, а загрузки Vendors, Customers и Bank Accounts ждут один файл с листом на каждое юрлицо.
Эти списки живут внутри Dimensions и общие для всех юрлиц — один лист на всех.
| Страница Microsoft Dynamics 365 | Слот Reference Data | Форма файла |
|---|---|---|
| Vendors | Vendors | лист на юрлицо |
| Customers | Customers | лист на юрлицо |
| Bank Accounts | Bank Accounts | лист на юрлицо |
| Dimensions → MERCHANT | Merchants | один лист |
| Dimensions → COSTCENTRE | Cost Centres | один лист |
| Dimensions → ACQUIRER | Acquirers | один лист |
| Dimensions → PRODUCT | Products | один лист |
| Dimensions → EXCHANGE | Exchanges | один лист |
| Chart of Accounts | GL Codes | один лист |
Совет. Загрузив свежий список, откройте текущую выписку и нажмите Reapply Rules — новые имена прогонятся по уже импортированным строкам.
Bank Accounts — реестр собственных фиатных счетов группы, ровно таких, какими они заведены в Dynamics. С ним никому не нужно открывать Dynamics ради кода счёта: выберите Bank → Account при загрузке выписки, и колонка Account No. в экспорте заполнится сама.
Примечание. Поиск фильтрует таблицу по всем колонкам. Edit может перенести счёт в другое юрлицо — имя пересоберётся. Перенос и удаление блокируются, пока на счёт ссылаются загруженные выписки: это защищает уже обработанные данные. Полный список счетов свёрнут под кнопкой All accounts — раздел открывается компактным; нажмите, чтобы развернуть и искать.
Под списком фиатных счетов админы ведут кастоди-вольты Bron и их покошелёчные коды Dynamics — те самые Account No., которые тул проставляет каждой строке Bron.
Примечание. Оба списка свёрнуты под кнопками All vaults / All codes, как и список фиатных счетов.
Со списками Intercompany платёж между компаниями группы ложится на межкомпанейский счёт партнёра, а не на вендора. Оба списка редактируются прямо на странице — без кода.
Каждая строка — одно юрлицо группы: какое имя искать и на какой счёт относить. Большинство юрлиц идут на свой счёт 1-16-0xx; пара заведена как вендоры — так решила бухгалтерия, поэтому тип редактируется. Когда фиатная строка упоминает юрлицо группы, она сама ложится на его счёт и становится янтарной — чтобы вы глянули в Review.
Примечание. Три случая матчер сознательно пропускает: собственное юрлицо выписки (его имя постоянно мелькает в его же выписках), собственный банк выписки (в группе есть банк с «групповым» именем) и строки, где упомянуты два разных юрлица группы, — такие ждут вас в Review, а не угадываются.
Этот список управляет партнёрскими листами-журналами в экспорте. Когда выписка относит строки на счёт 1-16 партнёра, экспорт добавляет зеркальный лист для этого партнёра — например, «MM>MT IC». Запись в списке совпадает с Merchant или Acquirer строки (Unlimint, например, стоит на строках как acquirer) и определяет, куда лягут её строки в журнале — обычно 1-10-104, но подойдёт любой счёт, включая Vendor. Поля, оставленные пустыми, копируются из исходной строки.
Откуда журнал берёт счёт, по порядку: запись из этого списка → вендор из описания, найденный в списке вендоров партнёра → для простого перевода без продукта/мерчанта/эквайера — 1-10-300. А строка, у которой мерчант, эквайер или продукт есть, но ничего не совпало, остаётся с пустым счётом и жёлтой подсветкой — счёт для неё инструмент никогда не угадывает.
Если строка журнала вышла жёлтой с пустым счётом — её мерчанта или эквайера нет в списке. Добавьте запись и скачайте экспорт ещё раз — перезаливка не нужна.
Правило говорит: если описание строки содержит этот текст, разметь её вот так — счёт, контрагент, мерчант, продукт, cost centres. Текст ищется в любом месте описания; подстановки не нужны.
Каждая строка каждой выписки проходит одну и ту же цепочку:
Примечание. Если ваша роль — user, новое правило ждёт одобрения администратора и до этого не размечает. В списке Rules оно видно как pending.
Список правил свёрнут под кнопкой Show rules. Раскройте — покажутся 20 последних правил, этого достаточно, чтобы увидеть только что добавленное. Чтобы найти любое другое, начните печатать в Search (ищет по тексту, деталям и юрлицу) или выберите Legal Entity: список раскрывается сам и показывает все совпадения. Так страница остаётся быстрой даже при сотнях правил.
Описание крипто-строки — это то, что случайно напечатала биржа, поэтому крипто-правила не читают текст. Крипто-правило совпадает по бирже, направлению (DEP/WD), валюте — и одному опознавательному ключу:
Примечание — депозиты Kraken. Для каждого депозита без комментария инструмент определяет настоящего отправителя по хэшу транзакции (через блокчейн-эксплорер) и применяет адресные правила к нему. А в описании всегда стоит адрес, на который пришёл депозит — колонка INFO из сырого файла, — а не отправитель.
Примечание. Крипто-правило срабатывает только на своей бирже, а фиатных выписок крипто-правила не касаются вовсе.
Сократите текст до части, которая не меняется. Уберите номера инвойсов, даты и референсы; оставьте формулировку, которая повторяется. «ACME PROCESSING settlement» — хорошее правило. «ACME PROCESSING settlement w19 inv 2210-A» совпадёт один раз и больше никогда.
Раздел Rules показывает все действующие правила — с поиском и фильтром по юрлицу. Edit возвращает правило в форму для изменения; Copy открывает его как новое правило — поменяйте то, что отличается (код, текст совпадения) и нажмите Save, вместо того чтобы набирать почти такое же правило заново.
Формат распознаётся автоматически — парсер находит таблицу по заголовкам колонок в разных написаниях и языках. Если в файле несколько листов, каждый лист станет отдельной выпиской; назовите вкладки именами из Bank Accounts, и каждый лист сам привяжется к своему счёту.
Мелочи, которые парсер берёт на себя:
Примечание. Строки со статусом Cancelled, Rejected и Failed (Scrypt, Kraken и любая биржа с колонкой Status) удаляются при загрузке — транзакция не состоялась, поэтому в Dynamics не попадает. Счётчик виден в Check File и в результате загрузки, так что видно, сколько именно строк убрано.
Нажмите Check File рядом с кнопкой загрузки. Он прогоняет полный парсер, ничего не импортируя, и рассказывает, что увидел: какие колонки распознаны, сколько строк разобрано, что будет пропущено и почему. Для файлов Bron он также считает спам, который будет удалён, и перечисляет недостающие B-коды. Для PDF показывает замаскированный предпросмотр — цифры становятся 9, буквы — x, — так что сломанный файл можно разобрать, не раскрывая его содержимого.
Совет. Если банк поменял формат выгрузки — сначала Check File, потом настоящая загрузка.
Bron — кастоди-платформа группы. Её выгрузка состоит из событий: перевод и его сетевая комиссия приходят отдельными строками. Поэтому у Bron собственный парсер, и большую часть прежней ручной работы он делает сам.
Кастоди-кошельки притягивают ончейн-пыль и скам. Импорт удаляет то, что точно мусор, и помечает то, что требует вашего решения:
Примечание. Каждая удалённая строка посчитана в сводке загрузки и в Check File, а вкладка Raw Statement в экспорте хранит нетронутый оригинал. Ничего не исчезает молча.
Депозиты опознаются по адресу отправителя, выводы — по адресу назначения, так что обычные правила по адресу работают и на Bron. OTC-вольты — исключение: один адрес обслуживает несколько терминалов, и по адресу сделки не различить. Различают ваши пометки.
Примечание. Имя из адресной книги Bron само едет в комментарий строки и сверяется с Vendors и Customers — совпадения приходят янтарными. А когда деньги приходят с адреса, на который вы только отправляете, комментарий сообщает «known address …» — обычно это возврат.
После обработки — или после нажатия Review на выписке в Uploaded Statements — вы попадаете сюда. Прогресс-бар показывает, какая часть выписки разобралась сама. У каждой строки есть статус:
| Статус | Что значит | Что делать |
|---|---|---|
| confirmed from history | Совпало правило. | Ничего. |
| matched by name | В описании нашлось знакомое имя — догадка. | Проверьте; поправьте, если не так. |
| unmatched | Строку никто не узнал. | Разметьте её. |
| confirmed | Строку подтвердил человек. | Готово. |
Note: Если при импорте были отброшены строки, которые так и не прошли или похожи на спам — отменённая, неуспешная или отклонённая транзакция, строка с нулевой суммой или адрес-двойник (address poisoning) — в конце сводки показывается красный счётчик ⚠ N dropped. Таких строк нет в таблице и они не попадают в экспорт; наведите курсор на счётчик, чтобы увидеть причину.
Каждая ячейка редактируется на месте. Поля Counterparty и Merchant — с поиском: начните печатать, чтобы отфильтровать список, или прокрутите его как раньше. Но для повторяющегося платежа не правьте ячейки руками — создайте правило:
Кнопка Translate сохраняет правило перевода описания — для выписок, чьи
формулировки нужно переписывать одинаково, например стандартные русские фразы о комиссиях.
Правила перевода принимают подстановки * для меняющейся середины:
«за период с * по *» превращается в «for the period from $1 to $2», а русские названия
месяцев становятся английскими сами.
Некоторые строки приходят с пометкой в комментарии — она видна и в колонке Amount экспорта:
| Пометка | Что значит |
|---|---|
| SPAM? | Входящий крипто-депозит меньше $1.5 — вероятно, пыль. Решаете вы. Выводы не помечаются. |
| DANGER! | Риск-движок Bron пометил отправителя. Деньги пришли, поэтому строка осталась — разметьте её сами. |
| POISON? | Адрес имитирует известный инструменту. На биржах, кроме Bron, это только предупреждение. |
| SWAP | Перевод между собственными вольтами группы. Уже размечен. |
| known address: … | Правило не совпало, но адрес известен по противоположному направлению — обычно возврат. |
| vendor in <юрлицо>: … (No.) | Только Bron: контрагент похож на вендора другого юрлица группы. Подсказка с его номером вендора — строка остаётся нераспознанной, решаете вы. |
Примечание. Строка несёт либо Merchant, либо Acquirer — никогда оба. Если мерчант не сохраняется, на строке уже стоит Acquirer.
Примечание. Для вендорской строки Posting Type задаётся направлением денег, а не правилом: деньги ушли вендору — PAYMENT, деньги пришли от вендора (возврат) — REFUND. Поэтому достаточно одного правила PAYMENT на вендора: на приходной строке инструмент сам поставит REFUND — отдельные правила для возвратов не нужны. (Если правило задаёт какой-то иной Posting Type, он сохраняется.)
Download for Dynamics 365 выдаёт готовую книгу: фиксированные 25 колонок ровно в том порядке, который ждёт Dynamics, цветные группы заголовков, закреплённая строка заголовка, типы счетов капслоком, 2 знака после запятой для фиата и 5 для крипты.
Каждая загрузка попадает сюда — от всех пользователей — с юрлицом, типом, числом строк и обратным отсчётом автоудаления. Любую выписку можно открыть на проверку или удалить, если она больше не нужна.
Важно! Выписки удаляются сами через 30 дней после загрузки вместе со своими транзакциями. Отсчёт становится янтарным за 3 дня. Так задумано: инструмент — обрабатывающая станция, а не архив; исходники живут в банках, результаты — в Dynamics. Правила, справочники и счета не автоудаляются никогда.
Delete и Delete All просят подтверждение с 5-секундной задержкой. Удаление необратимо.
Backup — скачивает все правила и справочники одним .xlsx. Делайте это регулярно: это страховая копия всего, что не автоудаляется.
Team Access — все, кто когда-либо регистрировался, с ролью и статусом. Из этой таблицы можно:
Примечание. Выдать или отозвать роль admin может только главный администратор. Опасные действия просят подтверждение с 5-секундной задержкой.
Statements Format Management — как разбирается каждый сырой формат. Три части:
| Симптом | Что делать |
|---|---|
| «Could not recognise a transaction table in this file» | Парсер не нашёл знакомую строку заголовков — обычно это новый банк с новыми названиями колонок. Отправьте заголовки файла тому, кто сопровождает инструмент; обучение занимает минуты. |
| Строке достался не тот контрагент | Это янтарная догадка по имени — знакомое имя случайно встретилось в описании. Поправьте ячейку или создайте правило; правила всегда главнее догадок. |
| Новое правило ничего не размечает | Если ваша роль — user, правило может ждать одобрения. Проверьте также, что текст не слишком специфичен, и нажмите Reapply Rules на открытой выписке. |
| Account No. в экспорте пустой | При загрузке не был выбран Bank Account. Добавьте счёт и загрузите выписку ещё раз, выбрав Bank → Account. |
| Выписка исчезла | Выписки автоудаляются через 30 дней после загрузки. При необходимости загрузите исходный файл заново. |
| Не удаляется или не переносится Bank Account | На счёт ещё ссылаются загруженные выписки. Удалите их или дождитесь конца их 30-дневного срока. |
| В крипто-выписке меньше строк, чем в сыром файле | Импорт удалил строки, которые так и не прошли или похожи на спам — Cancelled/Failed/Rejected, строки на $0, адреса-двойники, danger-пыль. В сводке Review стоит красный счётчик ⚠ N dropped, вкладка Dropped в экспорте перечисляет каждую удалённую строку с причиной, а вкладка Raw Statement хранит все исходные строки (спам подсвечен светло-красным). |
| На строку не ставится Merchant | На строке уже стоит Acquirer, а строка несёт только одно из двух. Снимите Acquirer или поправьте правило, которое его ставит. |
| В экспорте Bron у части строк пустой Account No. | У вольта нет B-кода для этого актива и сети. Check File называет недостающие пары; добавьте их в Bron Bank Accounts и скачайте экспорт ещё раз. |
| «This file is for vault X, but you picked Y» при загрузке Bron | Имя счёта в самом файле не совпадает с вольтом, выбранным в Bron Vault. Проверьте, чей это файл на самом деле, выберите нужный вольт (или правильное юрлицо) и загрузите снова. |
| В экспорте нет новой функции (колонка Address, вкладка Dropped, подсветка спама, пересобранные описания) | Это строится при импорте, поэтому у выписок, загруженных до появления функции, этого нет. Перезалейте выписку — правила применятся заново, ничего не потеряется. То, что строится при экспорте (IC-журналы, обрезка Document No.), требует только заново скачать файл. |
| Список Rules показывает только 20 правил | Так задумано: видны 20 последних. Начните печатать в Search или выберите Legal Entity — список раскроется сам и покажет все совпадения. |
| «Too many attempts» при входе | 10 неудачных входов за 15 минут блокируют пару «ваш адрес + email». Подождите указанный таймер и попробуйте снова — успешный вход сбрасывает счётчик. |
| PDF-выписка отклоняется | PDF принимается только для банка ANNA (единственный банк без выгрузки xlsx/csv). Для любого другого банка скачайте версию xlsx или csv. |
| Загрузка падает с «file too large» | Лимит загрузки — 50 МБ. Выгрузите из банка/биржи более короткий период и загрузите частями. |
| Строка IC-журнала жёлтая с пустым счётом | Её мерчанта или эквайера нет в списке IC journal merchants (или у вендора нет кода в книгах партнёра). Добавьте запись и скачайте экспорт ещё раз — перезаливка не нужна. |
| Строка подсвечена светло-жёлтым, в подсказке «Rule conflict» | На строку сошлись два (или больше) одинаково специфичных правила, но с разными значениями — инструмент применил одно из них произвольно. Наведите курсор на строку, чтобы увидеть, какие правила и по какому полю расходятся, и поправьте/удалите лишнее. Совпадающие правила не флагятся. Та же светло-жёлтая заливка и комментарий на ячейке появляются в листе Upload при экспорте. |
| Банковская комиссия Unlimit ушла на 7-06-100, а не на счёт моего charge-правила | Так задумано. Если описание комиссии заканчивается на Reference платежа из той же выписки и этот платёж распознан как Vendor — или это зарплатный/налоговый платёж на G/L-счёт, начинающийся с 2-, комиссия относится к этому платежу и идёт на 7-06-100 с Cost Centre FINANCE и пустым Product — поверх любого charge-правила. Комиссия, привязанная к любой другой строке или без совпадающего платежа в файле, сохраняет обычную разметку по правилу. |
Примечание. Всё, чего здесь нет, — спросите у того, кто сопровождает инструмент. Инструкция растёт вместе с ним.